INCONFIN ASOCIADOS S.A.S., NIT 901.663.226, es responsable del tratamiento de los datos personales gestionados mediante Mi Inconfin, Academia Inconfin y sus portales asociados. Los titulares pueden comunicarse por inconfin.impuestos@gmail.com o al +57 315 217 7259.
Mi Inconfin no es una entidad bancaria. El módulo “Cooperativa Inconfin” corresponde a un proyecto en estructuración y, en su etapa inicial, recibe manifestaciones de interés y solicitudes de estudio preliminar. Estos registros no constituyen afiliación aceptada, oferta, aprobación, desembolso ni captación de recursos.
1. Información que tratamos
Podemos tratar datos de identificación y contacto del cliente, visitante y de su empresa; NIT o documento de identidad; razón social; correo, teléfono, dirección y municipio; nombre de la persona que realizó una referencia comercial; credenciales de acceso protegidas; logotipo empresarial; calidad de titular o representante legal; obligaciones tributarias, contables, laborales y comerciales; fechas de vencimiento; solicitudes de cotización, elaboración y documentos; y registros técnicos indispensables para la seguridad y funcionamiento del servicio.
Cuando una persona utiliza el proyecto Cooperativa Inconfin, también podemos tratar tipo de persona, actividad económica u ocupación, rangos o valores de ingresos y gastos, obligaciones mensuales, destino y monto de la solución solicitada, origen de fondos, condición de persona expuesta políticamente (PEP), relación previa con Inconfin y demás datos entregados voluntariamente para conocer al solicitante y realizar un estudio preliminar.
Cuando Inconfin publique una declaración de renta para un cliente registrado, el PDF se almacena en un espacio privado con acceso autenticado. Los anexos remitidos por clientes o visitantes se reciben mediante un canal protegido, quedan disponibles únicamente para personal autorizado de Inconfin y pueden generar una notificación al correo interno configurado.
2. Finalidades
La información se utiliza para autenticar al usuario, mostrar exclusivamente la información asociada a su empresa, consultar fechas del calendario tributario, recibir y revisar documentos anexos, atender cotizaciones y solicitudes de elaboración de renta, reconocer referencias comerciales y posibles beneficios, consolidar obligaciones y vencimientos, informar cuáles documentos están disponibles, entregar declaraciones a clientes autenticados, actualizar el perfil empresarial, brindar soporte, prevenir accesos no autorizados y cumplir obligaciones legales, contables y contractuales.
En el proyecto Cooperativa Inconfin, las finalidades adicionales son registrar la manifestación de interés, contactar al solicitante, verificar identidad y consistencia básica de la información, orientar requisitos, estimar de manera preliminar capacidad de pago, prevenir fraude y riesgos de lavado de activos, consolidar el seguimiento mediante un código privado y preparar la eventual vinculación únicamente cuando la estructura jurídica y operativa se encuentre habilitada.
3. Autorización y fundamento
El tratamiento se realiza con la autorización del titular, para ejecutar la relación contractual o profesional con Inconfin y para cumplir deberes legales aplicables en Colombia, incluyendo la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias.
4. Academia Inconfin e Inconfin English
Para operar una cuenta académica podemos tratar datos de identificación y contacto, credenciales protegidas, matrículas, progreso, asistencia, respuestas, evaluaciones, retroalimentación, soporte y registros de seguridad. Al ingresar a Inconfin English se presenta un aviso versionado para este tratamiento necesario. Si no existe una aceptación vigente, el aula debe permanecer bloqueada. Esta decisión necesaria no presume ninguna autorización opcional de voz.
Micrófono y reconocimiento de habla: son opcionales y requieren una decisión separada al primer uso, además del permiso técnico del navegador. Siempre deberá existir una alternativa sin micrófono. Esta función se encuentra deshabilitada: Inconfin no la habilitará hasta identificar al proveedor, ubicación del tratamiento, transferencias, controles de seguridad y eliminación verificable. Si se habilita, la voz identificable se tratará preventivamente como dato sensible y el audio de práctica tendrá una retención máxima propuesta de 30 días.
Programa Voces: las personas adultas podrán registrar voluntariamente su interés para que una futura grabación sea considerada como candidata. Registrar interés no constituye una licencia, no garantiza selección y no afecta el acceso ni la evaluación. El sistema de captura e ingestión de candidatos aún no está habilitado. Cuando exista, un candidato no seleccionado tendrá una retención máxima propuesta de 90 días.
Licencia por pieza: cada grabación candidata deberá identificarse por un código y su huella SHA-256, superar control técnico y pedagógico y recibir una autorización independiente por finalidad. El uso interno en contenido del curso tendrá una vigencia máxima propuesta de 24 meses. Una demostración educativa positiva o ejemplo de voz humana en público tendrá una autorización separada, vigencia máxima propuesta de 12 meses y enumerará los canales exactos. Revocar una licencia bloquea usos futuros e inicia la retirada controlada del activo, sin borrar la trazabilidad que deba conservarse.
Inconfin no comercializa voces. Ninguna decisión descrita autoriza clonación o síntesis vocal, creación de una voz digital, entrenamiento o ajuste de sistemas de inteligencia artificial, ni una finalidad distinta. Cualquiera de esos usos exigiría una autorización futura, específica e independiente. Las solicitudes de revocación, retiro o despublicación se reciben en los canales del responsable indicados al inicio de esta política.
5. Almacenamiento y proveedores
La aplicación utiliza servicios tecnológicos de almacenamiento, autenticación y alojamiento contratados por Inconfin. Estos proveedores actúan como encargados del tratamiento y pueden operar infraestructura fuera de Colombia bajo medidas contractuales y técnicas de seguridad. Inconfin no comercializa los datos personales de sus clientes.
6. Seguridad y acceso
Aplicamos controles de autenticación, separación de información por cliente, conexiones cifradas, permisos restringidos y seguimiento de solicitudes. Los documentos se remiten al correo registrado del cliente después de la validación correspondiente. Cada usuario debe conservar su contraseña de forma confidencial y comunicar inmediatamente cualquier acceso sospechoso.
7. Conservación
Conservamos la información mientras exista la relación con el cliente y durante los plazos legales, contables, tributarios o contractuales aplicables. Posteriormente podrá eliminarse, anonimizarse o bloquearse de acuerdo con las obligaciones de conservación.
8. Derechos del titular
El titular puede conocer, actualizar, rectificar o solicitar la supresión de sus datos; pedir prueba de la autorización; conocer el uso dado a la información; presentar consultas o reclamos; y revocar la autorización cuando legalmente proceda.
9. Consultas, reclamos y eliminación de cuenta
Las solicitudes de acceso, corrección, supresión de datos o cancelación de la cuenta pueden enviarse a inconfin.impuestos@gmail.com, indicando nombre, identificación, empresa relacionada, descripción de la solicitud y un medio de respuesta. La identidad del solicitante será verificada antes de entregar o modificar información.
10. Menores de edad
Mi Inconfin está dirigida a clientes empresariales y personas adultas. El piloto inicial de Inconfin English y el Programa Voces están limitados a mayores de 18 años. Cualquier apertura posterior a menores requerirá un protocolo reforzado de interés superior, información comprensible, autorización de representante cuando corresponda, derecho del menor a ser escuchado y controles específicos antes de habilitar voz.
11. Cambios
Esta política puede actualizarse para reflejar cambios legales, operativos o tecnológicos. La versión vigente se publicará en esta misma dirección.